El proceso de captación, ejecución y cierre del expediente de los cursos es el siguiente:
1. Firma de la hoja de adhesión y cumplimentación del formulario de datos de la empresa. Conocer el crédito.
Para proporcionar los créditos reales de una empresa habrá que solicitarlo a creditos@grupoaldekoa.com y poner en el asunto “petición de crédito”. A esta solicitud hay que adjuntar como requisito imprescindible, la Adhesión al Convenio firmada y, el formulario de datos de la empresa completamente rellenados. Esto es necesario, debido a que se acceden a datos confidenciales de la empresa y tenemos que tener, autorización firmada. La petición de créditos se hará de igual manera para la formación Presencial /Mixta, Teleformación y a Distancia.
Si el cliente está interesado en realizar la formación bonificada, tendrá que firmar la hoja de adhesión al convenio de agrupación de empresas. En caso de tenerla del paso anterior (conocer el crédito), no hace falta rellenarla de nuevo pero si, adjuntarla con el pedido. Es un documento imprescindible para realizar los cursos ya que supone, la autorización del empresario para que poder gestionar su crédito de formación.
2. Firma de la hoja de pedido
El primer objetivo, es que las empresas consuman la cuota con cursos On Line o A Distancia. Para escoger entre éstas u otras modalidades, habrá que firmar un documento de pedido por alumno.
Antes de abandonar la empresa, repasa los datos para asegúrate de que estén bien cumplimentados y las fichas firmadas debidamente, por las personas que deben hacerlo.
ES OBLIGATORIO ADJUNTAR LA ULTIMA CABECERA DE LA NOMINA DEL TRABAJADOR (es decir si el pedido de tramita en abril la cabecera de nomina de marzo)
3. Entrega del modelo «cofinanciación privada»
El consultor deberá entregar al empresario, junto con el resto de documentos, la hoja de cofinanciación . Hay que explicarle, que existe un porcentaje de aportación privada exigido, ya sea en euros, o en horas de formación en horario laboral. En el caso de que se desee cumplir con aportación privada en horas, deberá rellenar debidamente y custodiar el documento.
Al mismo tiempo, con la tabla de aportación privada en horas vista anteriormente, podremos orientar al empresario sobre la cantidad de horas que tendrá que ceder al trabajador en función de la duración del curso y, de la plantilla de la empresa. El comercial informará también al empresario, de que una vez validados todos los datos facilitados en la documentación entregada, recibirá un e-mail indicándole la cantidad exacta de horas que debe ceder al trabajador en horario laboral para la realización del curso.
4. Modalidades de pago
Para poder hacer efectivo el pago por parte de nuestros clientes en relación a los servicios de formación prestados por GRUPO ALDEKOA, tenemos la siguiente formas de pago:
1. Domiciliación bancaria (norma 19): será la primera opción que ofrezcamos a nuestros clientes ya que internamente facilitará la labor de gestión de cobros, ahorramos tiempo y no se demora el pago de vuestras comisiones. Es de obligado cumplimiento esta forma de pago, para aquellas empresas que años anteriores hayan tenido problemas de pago. También es de obligado cumplimiento, para aquellas empresas que quieran adquirir un producto en promoción (LOPD, LSSICe…).
El día de la fecha de inicio del curso (no tiene por qué coincidir con cuando recibe las claves del curso o recibe el material de formación si es un curso a distancia o presencial), se cargará un recibo con el importe del curso en el número de cuenta bancaria que nos ha facilitado.
5. Envío de documentación
Todos los días cinco de cada mes o en su defecto el primer día hábil se tendrá que enviar la documentación a la oficina.
Sólo se comisiona los pedidos completos que la empresa haya recibido. Por supuesto, siempre en formato original (no se considera original los documentos escaneados y enviados anteriormente por e-mail).
Documentos:
- Adhesión al convenio + formulario de datos de la empresa.
- Pedido por alumno.
- Cabecera de la nómina de cada alumno.
- Documento RLT si procede (firmado por el representante sindical).
- Documento de cofinanciación privada si procede (firmado por el representante legal).
6. Resolución de incidencias. Validación del curso
Una vez recibidos por e-mail todos los documentos escaneados, el departamento de calidad de ALDEKOA revisará que todos los datos estén correctamente y que no haya errores o falta de documentos. Si hay incidencias leves, se resolverán desde la oficina. Si fueran incidencias graves, tendrás que resolverlas tú mismo volviendo a la empresa.
Consideramos incidencias graves las del tipo:
- Falta de documentación en el envío del pedido mediante correo electrónico.
- Falta de la modalidad de pago, número de cuenta y/o la autorización mediante la firma en el pedido.
- Que falte la cabecera de la nómina del alumno.
- Los documentos que no tengan la firma del representante legal de la empresa.
- Que la empresa no disponga de crédito suficiente para financiar todas las acciones formativas solicitadas.
- Que falte algún dato imprescindible del alumno ante la fundación tripartita: categoría laboral, estudios, discapacidad, número de la seguridad social, etc…
- Que no se adjunte el documento de cofinanciación privada, sellado, firmado y cumplimentado con el coste hora del alumno, para aquellas empresas de más de 10 trabajadores.
Si no existen incidencias o ya han sido resueltas, el curso tendrá el OK del departamento de calidad. En ese momento, se realizará una llamada de confirmación al empresario desde el propio departamento, en la que constataremos que la información que has facilitado es correcta y que el procedimiento al cliente le ha quedado claro. En caso de no ser así, tendrás que volver para realizar correctamente el trabajo. Hasta que el empresario no haga una confirmación positiva, el curso queda paralizado.
Asimismo, si no podemos localizar al empresario o a la persona de contacto responsable de la gestión de la formación en la empresa, te solicitaremos otros números de contacto y el curso seguirá paralizado, hasta que podamos contactar y conseguir la confirmación positiva.
En la llamada de inicio:
- Se verifican los datos facilitados correspondientes al alumno, y a la empresa para la que trabaja.
- Se explica al alumno, cómo se desarrollará la acción formativa.
- Se le facilitará, un número de teléfono gratuito y una dirección de correo electrónico que puede utilizar para ponerse en contacto con su tutor y resolver dudas.